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在档案培训会上的讲话篇一
为了进一步推动我市档案信息化建设，我们召开了这次专题会议。会议的主要任务是：总结交流《全国档案信息化建设实施纲要》发布以来，特别是《重庆市档案信息化建设规划纲要》实施以来全市档案信息化工作，部署下一步全市档案信息化工作。下面，我讲三个方面的问题。
一、我市档案信息化建设回顾
重庆市档案信息化建设起步于80年代，之后得到逐步发展。特别是在重庆市政府办公厅20xx年3月发布《重庆市档案信息化建设规划纲要》以来，我市的档案信息化建设在市委、市政府的领导和关心下，在全市档案部门的共同努力下，以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，坚持“统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密”的原则，在条件有限的情况下，通过精心组织，认真落实，逐步向档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化迈进，取得了长足进展，积累了有益经验，有力地推动了档案事业各项工作的开展。到目前已初步建成了以局域网、电子政务网、互联网为平台，以档案目录数据库为核心，以档案管理信息系统、文档一体化系统、互联网信息发布系统为支撑，面向内部、党政机关、社会公众的“三网一库”基本架构。档案信息化在档案业务建设中的地位日益凸现，对档案业务工作的支撑作用更加突出，档案信息化成果在社会生活中发挥的作用愈来愈受到政府重视和群众关注。
(一)档案信息化基础建设实现质的突破
《规划纲要》实施以来，全市档案部门大量配置计算机设备，大规模开展网络建设，积极推进档案信息和档案业务的计算机管理工作，计算机和网络技术的应用逐渐普及，信息化水平显著提高。根据调查显示，到20xx年底，全市档案部门拥有电脑1280台，比四年前的356台增加了3.6倍，其中国家综合档案馆由207台增加到387台(市馆71台)，增加了1.87倍。有的区县完全或基本实现了业务人员人均一人一机的目标，设备质量和性能明显提高。服务器作为主要的网络设备由四年前的19台增加到297台，增加15.61倍，其中国家综合档案馆由四年前的6台增加到36台(市馆7台)，增加了6倍。大部分区县档案局馆建立了内部局域网，联通了电子政务网和互联网。荣昌县依托党政网，与全县所有机关、乡镇共计100多个单位联网，为档案信息化、网络化打下了坚实的基础。目前，全市计算机应用覆盖档案工作98%以上岗位，计算机已成为基本办公设备。全市档案部门90%以上人员掌握了计算机基本操作，信息技术已成为档案工作人员的基本业务技能。搭建一个功能完善、性能稳定的档案信息化平台所具有的条件已经基本形成。
(二)档案信息资源建设取得明显进展
《规划纲要》实施以来，重庆市档案目录数据库建设得到进一步加强，在新的档案数据库管理平台上，建成了一定规模的档案数据库群。据不完全统计，全市档案文件目录数据由四年前的302.63万条(市馆131.62万条)增加到20xx年底的1451.3万条，增加了4.8倍(市馆242.92万条)，其中国家综合档案馆由179.79万条(市馆131.62万条)增加到20xx年底的976.1万条(市馆242.92万条)，增加5.43倍。
进一步加快了馆(室)藏档案数字化进程，利用信息技术加强了对珍贵、重要档案的保护，提高了档案的利用效率和水平。四年前，档案全文数字化基本上还是一片空白，而今包括市档案馆在内有23个国家综合档案馆已开始有计划地开展档案数字化工作。他们有的结合国家重点档案抢救工作逐个突破，有的结合档案信息资源整合分步实施，有的结合传统档案业务创新工作模式，既推进了档案数字化工作，又给传统概念的档案工作赋予了新的内涵。如九龙坡区、江北区创办了档案整理与数字化的“一条龙”服务中心;沙坪坝区开展了对立档单位数字档案的提前接收进馆工作;北碚区基本实现了全部馆藏数字化。部分贫困区县如南川、梁平、开县、云阳、奉节、巫山、秀山等积极创新工作思路，舍得在档案信息化建设上投入，通过档案信息化开创了档案工作新局面。市政协、市外经贸委、市劳教局等市级机关严格按照相关标准规范有序开展档案数字化工作，将档案信息化建设与办公自动化有机结合，使本单位信息化水平提升到了一个新的高度。到20xx年底，全市共完成纸质档案数字化3119.13万页，其中，国家综合档案馆2543.04万页(市馆217.98万页)。
档案部门的档案数字化工作从根本上改变了传统意义上的档案贮存和利用模式，大大提高了档案服务质量和水平，使实现“两个转变”、建立“两个体系”立竿见影、落到实处，并为下一步工作积累了成功经验，为今后建设数字化综合应用平台打下了坚实的基础。
(三)档案管理应用系统建设成效斐然
档案管理软件的技术和应用水平进一步提高，完成了档案管理应用系统更新换代，建成了结合重庆电子政务平台且独具特色的档案管理应用系统，在网络系统管理、数据库日常维护、数据转换等方面积累了丰富的经验。20xx年市档案局在原科怡软件推广成果上，广泛调研，积极推进机关档案管理和办公自动化同步发展，20xx年建成了适应办公自动化和档案管理的《重庆市文档一体化管理系统》，在功能上实现了电子公文网上流转。市局一直以来努力坚持统一推广使用档案管理系统，很大程度上遏制了很多省市出现的软件使用混乱的局面，为档案信息资源库共建共享创造了条件。20xx年全市原科怡软件用户为157个，到20xx年底，统一推广的软件用户达到1209个，其中80%是《重庆市文档一体管理系统》用户。重庆市档案局积极主动地参与重庆电子政务建设，通过努力于20xx年底正式成为重庆市信息化工作领导小组成员单位。继北碚区档案数字化管理系统试点项目之后，又在江北、九龙坡、北碚、重大等“三区一校”进行电子文件中心试点，到目前为止，三个试点区均已结题验收，从管理体制、工作流程、软硬件平台、业务规范、与oa环境的融合与连接等方面都各具特色，起到了很好的示范作用。荣昌虽不是项目试点单位，但积极主动争取县委县府支持，充分利用本地网络环境，构建荣昌电子文档中心，连通全县包括乡镇在内的100多个单位，覆盖所有立档单位，使档案部门网络应用、信息化水平提升到新的高度。
重钢(集团)有限责任公司档案馆自主研发的“数字档案管理系统”，形成了档案资料在施工过程的动态管理，从文件的形成、运转、归档、整理、编目、入库到上网提供利用，档案馆全程介入。同时，数字化系统成功地集成了会计档案凭证查询系统、销售合同查询系统、文档人名查询系统、史志组稿编辑系统，并形成配套的业务规范，为重钢公司的发展提供了信息支撑，为全市、乃至全国企业档案信息化起到了示范作用。
重庆大学数字档案馆依托校园网完成了学校办公自动化系统(oa)与档案管理信息系统成功对接，实现了oa系统电子文件网上自动归档，文档一体化管理在一定范围内得到实施应用;实现了档案管理信息系统网上辅助立卷纸质文件立卷归档，通过oa系统与档案管理信息系统，实现了部分电子文件、纸质文件借助网络环境立卷归档;通过馆内局域网实现了教职工人事档案的条码管理。完成了部分馆藏档案案卷级和文件目录数据库建设，完成了部分学生成绩记录的数字扫描加工，实现目录和部分原文网上(馆内局域网)查阅，实现了毕业生档案去向的网上在线查询。重庆大学档案馆正在努力打造全国一流高校数字档案馆。
“重庆市数字城建档案馆建设”项目实现了重庆市城建档案数字化管理的目标，通过及时发布城建档案管理信息，社会公众可以通过城建信息网快速查询到所需信息，并能通过互联网提交档案验收申请，丰富了网上信息资源，拓展了城建档案工作方式。同时，项目提供了城建档案网上项目登记、业务指导、验收申请、档案验收、档案移交的规范管理流程，实现了档案利用的计算机网络检索和原文原貌的全文浏览功能，初步建成了城建档案的数字化管理和利用平台。该项目最近已通过专家组验收。
重庆市档案局馆在原有网站基础上，通过升级网站，更新栏目，完善内容，有计划地上载开放档案目录，充分利用和发挥网站的作用，使档案网站成为宣传重庆档案工作、开展档案信息服务的窗口。开县档案信息网不仅设计完整，信息量大，保持随时更新，突出本地特色。目前，全市已建有区县档案网站21个，市级专业档案馆网站1个，高校档案网站5个。一个以重庆市档案信息网为龙头的档案信息网群正在建立，并逐步成为重庆历史文化的门户之一。
(四)档案信息化标准规范建设初见成效
《规划纲要》实施以来，重庆市档案局馆根据全市电子政务建设及档案信息化建设需要，适时出台、发布相关标准规范。继北碚档案信息化建设现场会后，市档案局先后以文件或资料形式发布了《档案资料数字化标准》、《重庆市电子档案技术标准》、《重庆市电子文件归档与管理规范细则》、《重庆市文书档案目录数据交换格式》、《婚姻登记档案目录数据库结构》、《声像档案目录数据库结构》、《光盘载体档案封面标注格式》、《重庆市机关档案数字化规程》、《重庆市档案数字化工程项目验收管理暂行办法》及配套验收材料等。目前，已初步形成了我市档案信息化建设的标准及业务规范体系，并在档案信息化建设中发挥了积极作用。其中制定《档案数字化验收管理暂行办法》在当时为全国首创。该《办法》的施行，科学地规范了档案数字化验收程序，有效地遏制了市场的无序竞争，保证了档案数字化产品的质量。至今为止，重庆市档案局先后确定了重庆西信天元数据资讯有限公司、重庆立鼎科技有限公司、重庆世纪科怡科技发展有限公司、重庆赛光科技有限公司、重庆莘默达科技有限公司等5家企业为“重庆市档案资料数字化定点企业”，并根据规范的验收程序，先后对5家定点企业所承揽的13个单位的档案数字化项目进行了质量验收。事实证明，科学完备的档案信息化标准规范为我市档案数字化建设的稳步有序开展起到了有效的规范作用，大大提升了我市档案信息化工作的标准化程度。
(五)信息化人才队伍建设稳步推进
《规划纲要》实施以来，全市档案部门加大了档案业务人员信息技术培训力度。把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入培训计划;加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。市局通过继续教育，专题培训，部门辅导等形式，把档案信息化相关知识的培训与业务人员的工作需要、自身能力发展结合起来，取得良好的效果。有的档案部门想方设法通过各种渠道引进信息技术人才，有的区县局为此设立了专门机构，到20xx年底有三个区县局馆设立了信息化专门机构(万州、开县、丰都)，江北区增设了有3个编制的电子文件中心。近几年，通过各种形式的培训，进一步提高了档案队伍的信息技术水平，增强了技术力量，为信息化建设各项工作开展提供了有力的人才和技术支撑。
(六)档案信息安全保障体系初步建成
重庆市档案局馆在开发利用档案信息资源和网络系统建设中，高度重视信息安全，严格遵守了相关的安全保密制度，严防失密、泄密的发生。逐步完善了教育、管理、技术相结合的档案信息安全管理体制;积极开展信息系统的安全保密教育和培训;制定了计算机信息系统的安全管理制度，局馆领导与各处室签订了安全保密责任书;局馆的内部局域网与一切外网实行物理隔离，未经审批的档案信息一律不上网发布，认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保了档案信息和系统安全。到目前为止，全市档案部门没有发生过一起信息安全事故。
二、我市档案信息化建设的主要经验与体会
回顾《规划纲要》实施以来我市档案信息化建设所走过的道路，有成绩，也有很多值得总结的经验，主要体现在：
(一)档案信息化必须与社会信息化、电子政务建设的步伐相适应。
档案工作目的在于为社会提供档案信息服务，档案信息化是档案部门在信息时代继续行使职能、发挥功能的必由之路。因此，档案信息化建设不仅要紧紧跟上社会信息化和电子政务建设的步伐，还应该适度超前。对一些关系档案工作发展的重要问题要有前瞻性的思考，适时采取积极对策，如档案部门如何在信息社会和电子政务环境下行使职能，提供服务?老、少、边、穷地区如何结合实际开展信息化建设?文件归档管理、电子档案移交接收、电子政务环境下文档一体化管理、新型数字载体的保存和保真等问题，要积极探索，主动开展工作。要积极争取党委、政府的重视，把档案信息化纳入社会信息化、电子政务建设的规划，把电子文件归档管理、电子档案管理和利用纳入档案规范管理的范畴，理顺已公开现行文件利用与政府信息公开的关系，将档案信息资源开发利用与信息化紧密结合。我们要充分认识，一方面档案信息化要受社会信息化和电子政务建设的制约，另一方面，档案信息化也要在社会信息化和电子政务建设中发挥积极的作用，绝不能滞后于社会信息化和电子政务建设的水平。否则，档案工作的水平就不能提高，档案事业的发展将也是一句空话。
(二)档案信息化建设是一项长期性的系统工程，要有明确的工作思路，统筹长远规划，制定科学标准。
档案信息化建设是一个长期的系统工程，需要大量的人力、物力、财力的投入。档案部门在资金、技术等受到制约情况下，必须要明确思路，突出重点，清楚哪些工作有条件开展，哪些工作没有条件开展。做到统筹兼顾，制定切合实际的规划，由易到难，分步实施。稀里糊涂、见子打子，很可能造成重复建设或者系统不配套，影响整体效果。对于信息化建设中很多需要长期开展的工作，执行相应的标准和规范尤为重要，如数据录入、数据交换、档案数字化等。没有标准或是前后尺度不一，只会严重影响数据质量，造成重复劳动和无效劳动。
(三)信息化建设必须与业务工作和社会需求紧密衔接，才能充分发挥应有作用。
档案信息化建设的目的在于为业务工作提供技术支撑，为社会提供有效的服务手段。从根本上说是为业务工作服务。能否与业务工作紧密衔接，能否解决业务工作面临的问题，能否满足业务工作和社会的需求，决定了信息化建设的成败。信息化建设不是面子工程，不是做样子当摆设，不能为信息化而信息化。关注业务和社会需求，解决业务需求和提供有效服务等实际问题，才是档案信息化建设常盛之道。
(四)规范有序的基础业务是开展档案信息化的前提和重要基础。
信息化是一项以规范化、科学化为基础的建设，规范的档案实体管理，遵循档案工作发展的自身规律，是信息化建设顺利实施的前提。在我们的信息化实践中，常常因为传统基础业务欠帐，影响工作进度，甚至导致有的信息化建设项目难于开展。例如，部分档案目录著录不准确、文件目录不完整，就严重影响了档案目录数据建设的速度和效率。因此，要搞好档案信息化建设，首先必须下力气抓好传统基础业务工作。我们有的区县想走捷径，我认为，科学的道路上是没有捷径可走的。
(五)档案工作者的信息技术水平是信息化建设的重要制约因素。
档案信息系统是人机结合的有机系统，没有掌握现代信息技术的建设者、管理者、使用者，档案信息系统难以正常运行。因此，档案信息化建设中，必须高度重视信息技术的普及和提高，要从领导做起，从上到下，营造学习新技术和应用新技术的浓厚氛围，在实践中学习，在学习中提高。对信息化专业技术队伍建设尤其要引起重视，由于历史原因，信息专业技术人才匮乏已经成为影响档案信息化建设水平的重要制约因素。因此，一方面，要多渠道引进专业技术人才，另一方面，要采取多种方式提高现有人员的技术水平，保证信息化专业队伍建设与整个信息化建设同步发展。
三、下一步我市档案信息化建设的目标任务
总体看，我市档案信息化建设纵向比，是取得了很大的进展，但横向比，我们的差距是比较明显的。现在，重庆市档案事业正处在跨越式发展的关键时期，我们要奋起直追，争取在今后几年中全市档案信息化建设有一个大的发展。下面我就档案信息化建设下一步工作提出几点意见。
(一)要充分认识推进档案信息化建设的重要意义
档案信息化建设，是国家信息化建设的一个重要组成部分。大力加强档案信息化建设，是发展先进生产力的现实需要，是发展社会主义先进文化的必然要求，是为最广大人民群众服务的重要举措。档案信息化建设是一项全新的工作，代表着档案工作的发展方向，同时，档案信息化建设也是一项长期的任务。我们必须从战略和全局的高度充分认识推进档案信息化建设的重要意义。
1、推进信息化建设是档案工作的必然选择。当前，现代信息技术的广泛应用，电子政务、电子商务、办公自动化的日益普及，政务信息公开的推进，政府部门计算机的广泛应用，网上审批、电子文件在线传输、数字技术、网络技术等的普遍应用，使档案事业发展的环境和形势发生了很大的变化。加强档案信息化建设已经成为档案部门责无旁贷的历史责任和必然选择。
2、推进信息化建设也是档案工作自身的迫切需要。档案是文件的归宿，电子文件与电子档案是同一事物的两个不同阶段。在信息化条件下，不同载体不同类型的电子文档一体化已成为普遍共识，电子档案也将会成为未来档案馆的馆藏主体部分。这样，档案信息化管理的成效将直接关系到电子档案的真实、完整、有效和长期可读。同时，在信息化条件下，档案网站的建设与维护、档案的数字化处理等已经成为档案工作的重要内容，所以，推行现代信息技术管理手段，提高档案管理工作质量和水平，是档案工作自身发展的迫切需要。
3、推进信息化建设是档案事业发展的重要途径。随着信息化建设的加快推进，信息技术的发展和应用，已成为先进生产力的重要标志;电子政务建设作为加快国家经济和社会信息化的重要切入点和平台，管理好随之产生的电子文档，是档案工作面临的新任务，也是做好信息化条件下档案工作的前提和基础。档案部门借助电子政务建设和政务信息公开平台，应用现代技术手段管理好、开发利用好档案资源，是创新档案工作服务机制，提高档案服务水平的重要机遇，也丰富了档案工作为构建社会主义和谐社会服务的载体和手段。当前，档案工作落实“3.14”的总体部署，就是要抓住机遇，把认识统一到中央和市委、市政府加快信息化建设的战略部署上来，以档案信息化建设作为推进档案事业发展的杠杆，为构建社会主义和谐社会服务。
(二)要认真把握好推进档案信息化建设必须坚持的原则
一是要坚持统筹规划，突出重点的原则。要用科学发展观统领档案信息化工作，立足全局和长远，总体规划、分步实施。要明确工作重点，把握轻重缓急，对于那些事关档案信息化建设基础性、全局性的工作要先行建设，对于那些涉及民生的档案资源要集中人力、物力、财力，优先进行信息化管理。
二是要坚持以需求为导向，以应用促发展的原则。档案信息化建设目的和生命力在于应用。档案信息化建设必须着眼于服务中心、服务大局，结合人民群众日益增长的档案利用需求，以利用促开发。要把电子文件中心建设与推进政务信息公开、档案信息资源的开发利用与信息资源整合等内容作为档案信息化建设的落脚点，让社会各界和广大群众感受到电子政务、档案信息化建设的便捷与实惠。
三是要坚持防管结合，保障安全的原则。必须高度重视档案文件信息的安全保障工作，正确处理加快档案资源开发利用与安全保密的关系;正确处理政务信息公开与保密、开发利用与规范管理的关系;要在重视应用现代信息技术手段开发档案资源的同时，抓好档案安全保密制度的完善;要按照政务公开的要求，建立和完善电子文件中心文件采集、政务信息公开审批制度。
四是要坚持整合资源，创新机制的原则。档案信息化建设要以体制创新和机制创新为动力，在确保政务信息安全的前提下，倡导市场化运作。如在档案网站建设、应用软件及数据库开发、数字档案馆建设、各种门类不同载体档案文件数字化转换、运行和维护机制上，应积极探索“项目带动、市场化运作、多元化投入、企业化管理、专业化维护”的新路子。
(三)要抓住重点，加快我市档案信息化建设步伐
一是要抓住政务信息公开平台和电子文件中心建设这个重点。各区县档案局(馆)要根据《中华人民共和国政府信息公开条例》和《重庆市政府信息公开暂行办法》，加快档案馆政务信息公开平台和电子文件中心建设。一方面要建立健全政府公开信息采集制度。市级机关要按规定向市档案馆报送已公开政务信息，起好带头作用。各区县档案局馆要主动向同级政府汇报，建立以本级电子文件中心为核心的政府公开信息采集和送交制度，明确各级机关向档案馆送交政府公开信息的任务。另一方面要建立健全档案馆的电子文件中心和政府信息公开查阅室，配备必需的计算机查阅及信息安全设施设备，优化查阅环境，提高服务水平。要加快开放档案、政务文件目录的编制，加快档案文件资料的数字化处理，通过电子文件中心、信息公告栏、电子信息屏、档案网站在线发布查询、文件汇编等形式公开政府信息。没有建网站的区县档案局(馆)必须在“”末全部建成。
二是要抓住全市档案信息化业务系统平台建设这个重点。要统筹规划，整合资源，建立标准统一、功能完善、安全可靠的政务信息公开阅览平台、电子文件中心、档案管理软件系列应用系统。要加快档案部门的电子政务内外网的建设和完善，重庆档案信息网要成为政务公开和为民服务的公众网。各区县也要充分利用本地电子政务网络平台，充分发挥档案公共信息资源作用，在确保安全的前提下，将馆藏档案、接收和采集的政府公开信息及时整合，不断增进档案系统与社会公众的互动。市局将根据国家和我市电子政务建设的总体要求，适时出台《数字化档案馆建设方案》、《电子文件中心建设实施方案》等规范标准。
三是要抓住档案信息资源建设这个重点。要积极利用现代信息技术手段，全面整合档案信息资源，促进档案信息资源总量增加、质量提高、结构优化。一方面要加强档案信息资源库建设。本着“利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。为使档案数字化规范统一，保障质量，各单位在进行档案数字化项目招投标时，要选择市档案局授牌的定点企业;各级档案行政管理部门要按照《重庆市档案数字化工程项目验收管理暂行办法》，对管辖范围内的档案数字化项目进行统一标准的质量检查和验收，并进行程序化管理。要以市档案馆为中心，建设集中统一管理的革命历史档案资料、明清档案资料和民国档案资料信息资源库;以各区县国家档案馆为依托，分别建立本区域范围的档案信息资源库，构建统一管理、分级共享的区域档案信息中心。逐步在全市建立起区域性、多层次、分布式、规范化的各类档案数据库群，并通过各类信息网络平台实现档案信息资源共享。另一方面要强化各级机关单位的电子文档管理和接收工作。各机关档案部门要根据《电子文件归档管理规范》的要求，做好电子文件收集、归档、管理和送交工作。已产生电子公文的各级机关要尽快建立和完善电子公文归档制度、送交制度，市档案馆将尽快启动市级机关向市档案馆移交电子档案和电子文件的试点。同时，还要积极推进企业档案信息化建设。企业作为经济建设的主战场，档案管理信息化工作既是企业信息化的必然要求，也是档案信息化建设的重要组成部分。各级档案部门要把推进企业档案信息化与档案管理创新结合起来，加强对企业电子文件和电子档案管理的指导和服务，注重企业档案信息化工作的标准化和规范化建设。
(四)要加大档案信息化建设的科技工作力度
一是要加强对档案信息化建设过程中出现的新情况、新问题的研究。针对档案信息化建设和电子文件管理中不断出现的大量技术和管理难题，市档案局将加强档案信息化建设的科技管理工作，创新管理体制和机制，加大重大课题的调研和应用系统的研发力度，积极组织有关专家、科技人员开展科研工作。
二是要加强档案信息化应用软件的开发工作。为了确保我市档案信息化建设可持续发展，实现信息资源的互联互通、信息共享的目的，按照国家标准要求，我市将坚持“统一规划、统一流程、统一著录、统一数据结构”原则，继续完善《重庆市文档一体化管理系统》、《电子文件中心系统》，研发《数字档案馆系统》，并做好软件的使用培训工作。
(五)要进一步加强档案信息安全保障体系建设
一是要坚持防管并举，建设档案信息网络安全保密系统。要建立健全统一的网络档案数据安全保密管理体制，确保网络安全连接和信息安全传输;要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案信息、数据库安全;各地档案局(馆)的局域网应与党政网、公众网物理隔离，网络系统要加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。
二是要建设档案信息灾害恢复备份系统。为防御自然灾害及意外事故，保证档案信息资源的安全与正常运行，要建立档案信息资源灾害恢复备份系统，提供可靠的系统备份、应用备份、数据备份和系统恢复能力，保证档案网络工作不间断地运行。
三是要加强档案信息系统安全技术防范管理。各级各类档案馆应安装入侵报警、电视监控、防盗屏障、周界报警等设备设施，确保档案及档案网络设备设施的安全。
(六)要继续加强档案信息化建设的人才队伍建设
信息化人才队伍建设是档案信息化可持续性发展的前提和保障。档案部门一是要想方设法引进信息化技术人才，另一方面也要想方设法留住人才。电子政务建设与信息资源整合是一项全新的事业，需要一大批既懂信息化、电子政务知识，又懂档案管理、信息组织与计算机操作知识的专门人才。各级各部门要结合实际，制定详细的培训计划，力争“”末，全市档案系统的业务干部都能上网工作，关键技术开发和保障岗位都有过硬的技术骨干和后备人选。
(七)关于“十二?五”我市档案信息化建设的设想
档案信息化是新时期档案事业发展的重要战略选择。重庆市的档案信息化建设必须牢固树立科学发展观，以档案信息资源的社会共享为根本目标，加强档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设和档案信息化标准体系建设，大力开发和推广档案管理应用系统，努力构建档案信息化人才体系、安全体系和服务体系，着力提高各级档案部门信息化管理水平，进一步促进重庆档案信息化建设持续、快速、健康地发展，为本市贯彻落实“314”总体部署，建设重庆城乡统筹试验区和构建社会主义和谐社会提供档案服务。
“十二?五”期间我们要启动 “重庆城市数字记忆”工程。工程建设的总体目标是：1、以全市各级各类档案馆，各市级机关、团体、企事业单位档案室为建设对象，以分布式档案信息资源库建设为核心，重点建设涵盖馆(室)藏档案的全市性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库。2、各级档案行政管理部门完成电子文件中心建设，建立起与重庆电子政务统一规划、同步建设的电子文件归档管理和电子档案移交与接收管理系统。实现电子文件与纸质文件同步运行的“双轨制”归档管理，以及电子档案保管利用的全过程管理。3、建立包括电子文件在内的档案信息资源库容灾害异地备份基地。4、所有区县建立档案网站，完善以“重庆档案信息网”为主体的开放档案信息公共服务平台，使其在“”期间达到重庆历史文化门户之一的目标。初步建成以市档案馆馆藏为核心，以各区(县)档案馆馆藏为骨干，以各专门档案馆、部门档案馆馆藏为补充，连接全市各机关档案室的市、区(县)二级、条块结合的档案信息资源共享体系。
同志们，信息技术的发明应用，正在改变着这个世界，我们所处的地球变得愈来愈平坦化，人类社会的各个领域也因此发生着前所未有的深刻变革。在这样的时代背景下，单纯的档案工作传统模式已不能适应现代信息社会的发展需要，只有不断推进档案信息化建设，实现档案工作与信息社会的有效链接，档案工作才会有出路，档案信息资源才能充分体现在经济社会发展中的特有价值。对此，我们一定要有清醒的认识，要有高度的责任感、使命感，要紧紧依靠党委、政府领导，以科学发展观为指导，积极探索，大胆开拓，励精图治，扎实工作，把我市档案信息化建设推向一个新的阶段，为档案事业的可持续发展不断注入新的活力，为档案工作更好地服务于党和国家的各项事业、服务于社会大众构建新的平台，从而开创我市档案事业新局面，为构建和谐重庆、实现重庆的跨跃式发展作出自己的贡献!
在档案培训会上的讲话篇二
今天，我们召开企业档案信息化现场会，展示部分企业电子文件归档和电子档案管理的做法与经验，并专门研究加强这方面工作的措施。这是我们贯彻中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(以下简称两办《意见》)的一项重要举措。因为电子文件归档和电子档案管理不仅关系档案信息化和档案利用工作，更重要的是它关系我国档案资源的完整和安全。刚才听了两家企业的经验介绍，我很受鼓舞，没想到电子文件归档能给企业带来如此好的效益。由此可见，加强电子文件归档和电子档案管理工作是大势所趋，它涉及我国信息技术、电子商务的发展，事关国家经济的发展，我们应该认真抓好这件事。
今年2月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，体现了党和国家对档案工作的高度重视和强力支持。两办《意见》是在新形势下推动档案事业发展的纲领性、指导性文件。今天，我想利用这个机会，重点讲一讲中央管理企业对两办《意见》第一阶段的宣传落实情况和下一步的贯彻落实意见。
据前段时间的调查，多数中央企业非常重视两办《意见》的贯彻落实。许多企业领导针对两办《意见》在本企业的贯彻落实作出了批示。如：中航工业董事长、党组书记林左鸣，中国铁路总经理盛光祖、开发银行董事长胡怀邦，中投公司党委书记、董事长丁学东，航天科工集团公司董事长高红卫和总经理曹建国，中国电子董事长芮晓武，中交集团董事长刘起涛，国投公司总经理冯士栋，中国黄金总经理、党委书记宋鑫，中国诚通总裁洪水坤，恒天集团总裁刘海涛;农发行副行长李刚，中再集团党委副书记、副董事长王平生，中国人寿集团副总裁张响贤，中国兵器装备副总经理、党组成员龚艳德，中国建材集团副总经理许金华，中国三峡集团副总经理沙先华，中国铁建副总裁刘汝臣等。其中，农发行副行长李刚批示说，“各级行要牢固树立‘档案即银行金融资产’的理念，健全‘大档案’管理格局，认真落实‘部门立卷、定期移交、综合利用’的管理机制，切实做好无纸化办贷条件下的信贷档案管理工作，审批行要按照‘谁产生、谁还原、谁收集、谁移交’的原则，还原形成完整的纸质信息审批档案一并移交综合档案管理部门，确保收得齐、管得好、用得上” 。
此外，还有一些中央管理企业制定了具体措施贯彻落实两办《意见》，中国人保集团档案部门提出的将收集归档工作纳入公司绩效考核体系占一定分值的建议，已得到高层和人力资源部门同意，正在抓紧落实，确定具体分值。公司还以此为契机建立了部门档案工作负责人制度，每个部门确定1名负责人为归档责任人;现已完成部门归档责任人名单备案工作。中国铁路专门印发了关于加强和改进新形势下铁路档案工作的意见;航天科工集团公司对集团档案工作进行全面调研，系统分析，提出了总的发展思路;航天科技集团公司董事长雷凡培亲自带队到国家有关部门协调落实档案馆新馆建设，并取得有关部门的批复同意;南方电网修订完善了公司的档案管理办法，研究起草了关于进一步加强和改进公司系统档案工作意见;中国华能加快启动“一体化数字档案馆建设”项目;中电投集团下发了关于新形势下加强档案管理工作的通知，提出了13条措施;中国三峡集团拟在集团总部增设档案管理中心，在业务集中区域设立档案管理分支机构;并已经在成都设置了建设管理局档案馆，统筹负责成都区域档案管理工作。中冶集团建立中冶集团档案馆，制定提升档案管理方案;中国航信制定了关于加强和改进新形势下公司档案工作的建议，由公司高层批转全公司实施;中国黄金制定了进一步提升集团公司总部档案管理工作的规划方案，对档案工作中的薄弱环节提出了加强措施。还有部分单位也制定了具体的措施，这里就不一一赘述了。
我们也发现部分中央管理企业对两办《意见》的重要性认识还不够到位。有的企业没能充分理解文件精神，认识上存在着一些困惑，认为两办《意见》中的许多提法都是针对地方党委和政府的，对企业的要求不明确。针对这种情况，下面我就企业尤其是中央企业和地方国有企业如何贯彻落实两办《意见》，加强档案工作和电子文件归档工作讲几点意见，供大家参考。
一、要根据两办《意见》，进一步提高对企业档案工作重要性的认识
对档案和档案工作的重要性，两办《意见》作了新的阐述：“档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。”“基础性”这三个字表明，档案工作不是可有可无的，而是各项工作的基础。
从实践来看，做好企业档案工作有着重要的意义。
(一)企业档案是国家极其重要的档案资源
企业是国家的经济基础，尤其是其中的国有企业是我国公有制经济的基础。而在国有企业中，中央管理企业更是我国国有企业中的航空母舰，是我国的经济命脉，是我国国民经济的中坚力量。企业在推进改革开放、维系国计民生、参与国际市场竞争、应对世界金融危机和支撑国家经济战略发展大局上，发挥着不可替代的决定性作用。企业在国民经济中的重要性，决定了企业档案在国家档案资源中的重要性。
(二)企业档案是企业生存发展的核心资源和重要资产
第一，企业档案是企业资产的证明，具有货币无以替代的价值。如，某企业在处理金融资产时，因缺少一张借条，使400万元债权无法收回;还有的企业由于业务人员跳槽带走业务合同，最终不得不付出巨额赔款;更有企业以知识产权档案最终胜诉国际纠纷的案例屡见不鲜。第二，企业档案作为企业的知识资产，作用于企业产品的研发、生产和销售，在提高效率、开拓市场、降低成本等方面可为企业创造可观的直接经济效益。第三，企业档案作为原始记录，在企业科研、生产、经营、管理中起着重要作用，是企业管理中不可缺少的信息和证据基础。第四，企业档案是企业发展的历史记忆，是企业历史延续的载体，是能够为企业带来良好社会效益的、极其宝贵的历史文化遗产。第五，企业档案用作外部证据，可为企业应对法律诉讼，降低诉讼损失。我们有多少企业因为保有档案而赢得了一场场旷日持久的诉讼，一次次避免了经济和名誉损失;也有不少企业因为缺少档案，在法庭上一败涂地，名誉扫地，后果严重的还演变为群体事件。
(三)企业档案是高层管理者的护身符、履历本和编年史
档案真实反映企业“三重一大”事项的决策过程，是界定决策正确与否和经营风险中领导责任的重要依据。在中央管理企业中，有以档案挽救领导命运的，档案是企业领导必不可少的“护身符”。档案还是记录历任企业领导人的履历本和编年史。企业活动会产生物质和知识两种成果，物质成果诸如产品、大楼、服务等，但它会因使用和时间延长而消逝，而档案却能够一直保存下去。它记录了企业高管的成绩、经验和教训，从某种意义上来说，既记录了企业的发展史，也记录了高层管理者的奋斗历程，是企业领导人的履历本、编年史。因此，各企业领导必须高度认识本企业档案工作的重要性和做好本企业档案工作的重要意义，要站在对历史、对国家、对人民、对企业、对职工和对自己本人负责的全新角度，认识档案工作的重要性，把做好档案工作作为企业改革发展的内生需求，作为企业领导人的重要职责。
二、要根据两办《意见》，进一步健全本企业档案工作体制机制
(一)加强档案机构建设
企业要坚持统一领导、分级管理的档案工作原则，在总部设置档案工作归口管理的职能部门，名称可以多样，档案管理部、档案馆、档案中心等都可以。有一些企业设立了履行两种职能的档案馆或档案中心，这样非常好。不能把具有监督管理职能的档案部门设置在不具有监督管理职能的下级单位，实践证明这种倒挂的管理体制会严重影响档案工作监督管理职能的正常发挥。有的企业把档案工作作为后勤部门，甚至是层级较低的三级部门中的一项工作;有的不但没有专门的机构，甚至没有专职人员，一个人身兼数职。企业档案工作摊子这么大，既有总部机关又有下属单位，这样是很难履行好《档案法》赋予的监督管理职能的。同时，一个企业的档案工作应该只有一个归口部门，不能政出多门，档案规章制度应该统一。
根据我们的观察，档案部门的设置在档案工作中起着决定性的作用，你设置什么样的部门，档案工作就会给你什么样的回报。如中国第一重型机械制造集团公司就在总部设立了与其他职能部门相平行的档案管理部，档案管理部与规划计划部、人力资源部等部门级别相同，直接由总裁分管，履行职能就比较得力，档案工作给企业带来了丰厚的回报。这一点，从今年中央管理企业报审文件归档范围和档案保管期限表的工作中也可见一斑。机构较健全、人员配备较好的企业，所编制的文件归档范围和档案保管期限表质量就明显高于没有专门档案机构、或人员较少的企业。 目前在有的企业中，名为档案部门，但实际只负责管理收发文和办公自动化系统形成的档案，业务档案仍由各业务部门管理，造成企业档案管理不统一，分类和编号混乱，档案安全存在隐患。这极不利于企业档案的规范化管理和企业档案工作的科学发展，需要引起企业的注意。
(二)切实提高档案部门的履职能力
首先，要赋予档案部门相应的法定职责。《档案法》对档案部门赋予了档案实体管理和业务监督指导两种职能，两种职能合二为一是为了使档案部门统筹管理企业的档案工作，保证档案的完整、系统。
其次，要给档案部门相应的履职手段和条件。档案部门岗位设置和人员配备，要按照企业档案的数量和需要监督指导的所属单位、下属单位以及建设项目的数量相匹配。具体岗位设置和应配备人员的数量，可以参照政府档案局(馆)和同类企业的做法来进行。
再次，要保证档案部门具有履行职责的权力，这些职权包括制定本企业档案工作规章、制度、标准和规范的权力，对本企业档案工作的监督检查、评价考核、项目档案验收和提出追究、处罚的权力，以及在履职过程中需要制发文件和向企业领导报告的权力。
(三)推进档案馆建设
我们鼓励并支持有条件的企业建立档案馆，进行专业化的管理，这也是打造“百年企业”的一个重要象征。这一点应该引起企业领导的高度重视。已建立档案馆的要赋予它相应的职责，进一步强化其履职能力，既赋予它业务指导、监督职责，又赋予它资源管理职责，建成两种职能兼具的档案工作归口管理部门。同时，还要按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，把档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心，甚至是本企业的信息中心和知识中心。
对于档案资源丰富，专业化特色明显，职能明确，运行良好的中央企业档案馆，可在自愿的基础上，加挂中央档案馆专业分馆的牌子，纳入国家档案资源体系建设，履行国家专业档案馆的职能，代表国家管理该专业档案。凡加挂中央档案馆专业分馆牌子的中央企业档案馆，可延长档案进馆期限或暂缓进馆。下一步，我局将着手制定企业档案馆建设规范，加大对企业建设档案馆的指导和支持，使其成为我国经济、科技档案资源管理的重要阵地。各省、自治区、直辖市也可以参照这种做法推进区域内企业档案馆的建设。
(四)开创档案室工作新局面
目前，大多数企业本级及其下级单位的档案机构绝大部分还都是档案室。对企业档案室，也要根据不断变化的新情况，开创工作新局面。
一要贯彻统一领导、分层负责的原则，将档案室设置成兼具档案资源管理职能和业务指导监督职能的档案工作机构。由于基层档案室大多既承担档案工作，又承担科技文件复制、分发等工作，配合科研生产一线的事务较多，工作任务较重，必须保证档案室的机构级别并赋予相应的职能。
二要加强对所属单位档案室业务工作的指导。有下属单位的企业档案室要定期召开本企业系统档案工作会议，将国家和本企业系统的档案工作方针政策贯彻到位;要定期开展档案室工作人员经验交流和培训，让好的经验和方法在本企业系统得到推广、复制;要建立集团总部档案部门与所属单位档案室畅通的业务沟通渠道，使档案室工作遇到的难题及时得到解决。
三要加强对档案室工作的监督和考核。企业总部档案部门要定期开展档案工作检查，检查结果要在本企业系统范围内通报;要督促检查不合格项的整改落实，对于在规定期限内拒不整改的档案室要向所在单位负责人反映。要建立本企业所属单位档案室工作考核制度，定期开展工作考核;要创新档案工作考核方式，改变过去档案考核走过场、做表面文章、挂一漏万的做法，进行扎实、深入、全面考核。要将档案工作考核结果纳入所属单位负责人绩效。国家档案局从今年开始，通过改革执法检查方式来加强对中央国家机关和中央管理企业总部档案工作的检查，将执法检查分为预检查和正式检查两个阶段进行，目的是使检查更深入、细致，真正起到监督和促进的作用。各级档案行政管理部门也要改革档案执法检查方式方法，加大执法检查的效力。
四要创新档案室业务协作新模式，探索建立档案室业务工作共享模式。有条件的企业可借鉴财务共享中心的做法，对于下属单位在地理位置上比较集中、业务同质化程度高的，通过建立区域档案共享中心，实现档案整理、保管、利用、数字化处理等业务的共享，为企业节省档案管理成本。有的企业已经这样做了，效果不错。
(五)进一步完善各部门共同参与档案工作的机制
企业档案产生和来源于企业的各个部门，所以档案工作与企业的每个部门都密切相关，档案工作不仅仅是档案部门的事，每一职能部门和业务部门都对做好文件管理和归档工作负有责任，各企业要充分利用企业管理创新、业务流程重组等时机，真正把档案工作纳入有关部门职责、纳入企业各业务岗位职责、纳入考核体系、纳入企业规章制度和业务工作流程。
(六)规范并支持社会力量参与档案事务
中介组织在档案管理事务中发挥着重要作用，尤其是对于档案数量多的国有企业。不少企业通过外包方式来解决本企业档案的整理、保管和数字化工作，这确实可以解决专业力量不足的困难，应该给以支持。但同时，各级档案行政管理部门和企业要对此加以规范，从中介机构的遴选、确定到外包事务的实施，再到事中事后的监管，都必须用制度加以规范，以维护档案安全。
三、根据两办《意见》，全面加强档案资源体系建设
(一)要加大档案资源收集整理力度
首先，要做好档案工作“三纳入”“四同步”。即将企业档案工作规划纳入企业发展规划和计划;将企业各类文件形成、积累和归档要求纳入企业各项工作计划;将企业各类文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责进行考核;同时，要将档案管理与业务工作同步部署、同步实施、同步检查、同步总结验收。
其次，要加强对重点工作、重大活动、重大项目、重点产品文件归档工作的监督指导。企业成立专项工作机构或协调机构时，应考虑吸收档案部门参与，确保建立档案与开展专项工作同步进行。在完善重大建设项目档案验收制度的基础上，推行科研项目档案验收制度，加强对科研项目档案的收集整理力度;各企业必须站在创新型国家、创新型企业建设的高度，把档案工作纳入科研项目程序，科研项目进行鉴定和验收时，必须同时对科研档案完整、准确、系统、有效、安全等情况进行鉴定和验收。建立国家重点产品档案工作协调机制，建立与军民融合、大协作模式相适应的军工产品档案管理机制，对具有战略意义、协作单位多的国家重点产品档案应在国家层面予以协调、监督和指导，保证其归档完整、准确。
再次，要加大对档案违法违纪行为的查处力度。很多单位存在着一方面是文件归档不全、拒绝归档或将文件据为己有的情况屡屡发生，另一方面却是档案违法违纪案件为零的怪现象。各企业要加强对档案违法违纪行为的查处力度，定期开展档案违法违纪检查。凡是应归档的文件，包括应归档的电子文件及照片、录音、录像等，任何部门和个人据为己有或拒绝归档，均应予以处分。对损毁、丢失档案的，除了要依法查处外，还应督促档案形成单位和部门积极予以补救。
(二)要完善归档制度
要做好10号令的贯彻落实。各企业要建立健全文件归档制度，按规定及时制定或修订本企业各类文件的归档范围和档案保管期限表，做到应归尽归、应收尽收。目前第一批中石油等6家央企文件归档范围和档案保管期限表已通过我局审核，批复实施了，请其它央企抓紧编制，及时报我局审核。各级档案行政管理部门和有下属单位的企业也要抓紧10号令的贯彻实施。
(三)要科学整合档案资源
各企业要加强档案资源的集中统一管理。不论从降低经营管理成本角度，还是从档案实体安全角度，抑或是从大数据利用需要出发，档案资源都应该集中管理。当前，不少企业引进国外先进的管理理念，对财务会计、人力资源等业务流程高度同质化的管理工作实行共享，在全系统建立若干个业务共享中心，以加强管控和降低管理成本。档案工作也是一项业务流程高度同质化的工作，最适合共享，降低成本效果明显。大数据的一个重要理念就是数据之间的关联性产生价值。档案作为一种数据信息，如果它处于分散状态，其潜在价值就无法发挥。
各企业在这个方面也要大胆创新，创新整合档案资源，实现档案资源集中管理的新模式。中国人寿保险公司大胆创新，建立档案共享中心的做法非常值得学习。他们将在全国建立若干个区域性档案存储中心，每个存储中心保管约3个省级分公司的业务档案，首家存储中心已于20xx年在浙江金华市建成，建筑面积2万多平方米，其规模和水平不亚于省级综合档案馆。另2家存储中心也即将在年内建成。
各企业也要充分利用大数据技术，科学地设计本企业各类档案之间的逻辑关系，为档案信息开发利用奠定基础。联通集团的做法值得借鉴。他们借助数字档案馆建设的契机，将分布在全国30多个省、自治区、直辖市的分公司档案全部集中于一个档案管理系统，为下一步实施大数据管理提供了便利，也为总部监控下属单位的档案工作提供了便利。
各企业要尽快制定档案资源体系建设规划，分步骤地将仍处于分散管理的档案集中起来，特别是要将本属于一个法人单位但仍分散由各个业务部门管理的档案尽快集中统一由档案部门保管。
各企业还要做好关闭破产企业档案的管理，它涉及原企业职工的切身利益，是企业履行社会责任的重要内容。要贯彻“谁的孩子谁抱走”的原则，企业关闭破产后其档案应由上一级企业妥善保管;对确实没有上级单位的可协商关闭破产企业所在地的综合档案馆进行托管，绝不能处于流失状态。为保证这一措施的落实，应将档案部门吸纳进企业关闭破产清算机构，档案处置所需经费也要纳入关闭破产清算经费。
(四)把电子文件归档工作提上议事日程
随着信息技术深入广泛的应用，电子商务如日中天，电子文件快速增长，但它的归档和长期保存成为现在企业档案工作面临的最大挑战和难题。当前大多数企业只将管理类电子文件归档，大量业务系统形成的电子文件则没有纳入归档范围并归档，仍保存在各业务信息系统，这种状况十分不利于档案的安全和利用，必须尽快改变。由于我国企业实施的大部分核心业务系统来自国外，系统软、硬件的核心技术都不具有自主知识产权，与西方国家相比，我国企业电子文件的长期保存风险更大，归档的紧迫性十分突出。加之不少企业已实现了电子文件的单轨运行，这些电子业务文件长期放在业务系统中，不归档保存，后果将不堪设想。今年，配合国家推进电子商务示范工程，提升我国信息消费需求，我局联合发展改革委、财政部、税务总局在人保财险公司、中国电信、中国联通3家企业中开展了电子会计档案管理和电子发票归档管理的试点，使企业的会计核算成本大幅度降低，为企业创造了可观的经济效益。各企业务必高度重视电子文件归档管理工作，将此提上议事日程。
一是要加大对电子文件归档工作的协调。由于电子文件归档是一件牵涉面广的工作，涉及业务流程、信息技术、经费、人员等。国家层面已成立电子文件部际联席会议办公室，各企业也要加强领导，必要时也可成立相应的协调机构。
二是要将电子文件纳入归档范围。各企业要以10号令的实施为契机，对信息化之后的业务流程进行分析，对信息化之后所形成电子文件的来源、类别和成分进行系统梳理，依据有关规定，充分鉴别其现实作用和历史价值，统筹考虑纸质载体和电子载体的管理成本，将其纳入归档范围并合理确定其保管期限。
三是要将电子文件归档纳入信息系统建设工作。要让档案部门参与信息系统的需求分析、设计、实施等工作，提前规划好电子文件的元数据项及其捕获节点和电子文件归档过程、归档存储格式等事项。在信息系统建设过程中，信息技术部门要充分听取档案部门需求，研究确定信息系统所形成电子文件的归档范围、归档方式、归档周期等，确保电子文件可归档。要统筹协调好传统载体文件和电子文件的关系，进一步优化企业各项业务流程，既确保电子文件归档，又达到降低企业运营成本和增加经济效益的目的。
四要尽快将已形成的电子文件归档。各企业要对企业现有信息系统进行一次梳理，对于电子文件目前还无法归档的信息系统，要尽快委托系统开发商或组织自有力量开发电子文件归档接口;已有接口能归档的信息系统，要尽快配备相应的人员和设备，分期分批完成电子文件的归档。
五要加大对电子文件归档工作的检查与考核力度。不管是档案行政管理部门开展的档案执法检查，还是企业总部对下属单位的档案业务检查与考核，均应把电子文件归档作为重点内容。
六要加大对电子文件归档和电子档案管理工作的研究和培训力度。充分发挥企业在科技创新方面的积极性和有利条件，尽快解决企业电子文件归档和电子档案管理的难题。要通过多种培训方式增强档案人员管理电子文件和电子档案的技能。
四、要根据两办《意见》，进一步完善档案利用工作
(一)要创新服务形式
档案部门在做好档案查阅服务的同时，首先要改进利用方式，简化利用手续，最大限度地满足本企业研发、生产、经营、管理全方位的利用需求。
其次要拓展服务渠道，变被动查阅为主动提供，主动开发档案资源，积极提供档案信息服务。档案开发利用不能仍然囿于史、志、大事记、基础数字汇集等传统的编研形式，而是要大胆创新，开辟档案开发利用的新形式，通过主动报送或推介档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品、送档案信息进车间和科研生产一线等多种形式，全方位为本企业和社会提供档案信息服务。要防止档案服务与企业业务工作两张皮现象，各企业要创造条件让档案部门参与有关决策会议，阅读有关信息，为档案部门了解企业工作重点、知晓决策内容等提供便利;档案部门也要加强本企业对档案利用需求的分析与研究，建立档案部门服务企业领导决策、服务科研生产一线定向服务机制，采取一人盯一位或几位领导，一人盯一个或几个部门的方法，及时了解和掌握企业领导决策重点和科研生产一线对档案利用的需求，及时主动提供档案服务。要围绕企业中心工作开发档案，提高档案编研开发选题的针对性，做到企业经营管理重点是什么，就开发什么档案，同时把企业经营的难点作为档案部门开发的重点。
(二)要强化服务功能
在服务对象上，企业档案要既为本企业研发、生产、经营、管理服务，又为本企业职工解决个人问题服务，还要为与本企业相关的广大人民群众服务，特别是还要为党和国家中心工作服务。
(三)要加大档案开发力度
要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量的档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库、知识库”，更好地为企业管理层的决策、管理提供参考。建立档案信息知识库是对档案进行深度开发的有效方式;有条件的企业要加强研究，构建以档案信息为知识源的知识库，真正将“档案库”变为“知识库”。
(四)要大力促进资源共享
要统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进本企业所属单位档案信息资源共享，支持各企业把可公开的各类档案信息上传至本企业网络，建立检索利用中心或目录中心，开展远程利用，使档案利用突破时间和空间限制，最大限度地实现共享。要及时以数字化档案代替原件提供利用，通过档案数字化，为档案资源共享和档案信息深加工创造有利条件。要建立健全档案信息公开发布保密审查制度，严格档案信息公开保密审查，确保公开的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私。
要促进资源共享，加大档案开放鉴定力度，把应开放的档案尽可能开放。一些历史悠久、保存档案数量较多的企业，要制定档案开放鉴定计划和制度，定期开展档案鉴定和开放鉴定工作。特别要积极把涉及职工利益的各类档案、信息及时整理、鉴定出来，优先提供利用，更好地为维护本企业职工和人民群众合法权益提供支持。
(五)要大力推进档案信息化建设
档案信息化是提高档案工作水平的重要途径，特别对加强档案的利用具有重要的作用，是企业档案工作应对当前形势，破解工作难题的一把利器。档案工作如不走向信息化，将严重拖住企业发展的后腿。
一是要做好档案信息化规划。各企业要把档案信息化和数字档案馆室建设纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，从人力、财力、物力上统筹安排，确保档案信息化与企业信息化协调发展。
二是要科学实施档案管理信息系统。要运用科学的方法做好档案管理信息系统的需求设计、开发、安装、调试、切换等工作。实施过程中要充分兼顾当前需要和未来发展趋势，既要有利于提高档案管理效率，又要有利于档案信息长期保存和安全保密。加强档案管理信息系统运行维护工作，信息技术部门要加大对档案管理信息系统在硬件、操作系统和数据库系统的运维支持力度，建立适合档案管理信息系统特点的功能和数据运维机制，做好档案管理信息系统备份，保证档案管理信息系统安全、顺畅地运用。
三要大力推进传统载体档案数字化。要把传统载体档案数字化工作作为档案信息化和数字档案馆(室)建设的重点内容纳入档案信息化规划和计划;加强对传统载体档案数字化的规划，按照一步规划、分步实施的原则，以需求为导向，规划好传统载体档案数字化工作，保证数字化工作所需的经费和人力物力;严格遵守数字化工作规定和标准规范，做到流程规范、存储格式统一、字段完整。采取严格措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露。对涉密档案进行数字化更要严格遵守保密规定。
四要以档案信息化带动企业管理创新。各企业要结合运用知识管理、大数据、云计算、物联网、内容管理等新理念、新方法和新技术，重塑企业流程，创新企业管理，在企业各岗位、各环节、各流程建立档案记录，把档案管理嵌入到企业人、财、物管理的方方面面，并把这些档案记录全部上传到一个平台上集中管理，全面共享，实现对企业的“业务全渗透、结果全记载、过程全监管、数据大服务”，从而成为企业管理的有力工具和有效手段，实现企业管理的现代化、信息化，同时也把档案工作全面从被动转为主动，实现档案管理的现代化。
五、要根据两办《意见》，进一步强化企业档案安全保管和保密工作
一是要加大安全保密执法检查力度。建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。我局今年联合全国人大、国务院法制办启动了新一轮对《档案法》的执法检查。此次检查改变以往的个别抽查为全面检查。20xx年执法检查已接近尾声，明年还将继续，请有关企业做好准备。各级档案行政管理部门和中央管理企业档案部门要经常对所属企业的企业档案馆(室)进行安全检查，发现隐患及时督促整改。对发生档案安全事故的，要依法追究有关领导和责任人的责任。要建立健全并严格执行各项规章制度，经常开展档案安全保密自查，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件发生。各企业也要建立档案安全检查和考核制度，定期开展检查考核工作，并将其纳入企业绩效考核体系。
二要建立和完善档案安全应急管理制度。要建立档案安全应急处置协调机制和应急处置方案，对重要的下属单位也要求制订应急预案。要把档案馆(室)列入重点保护范围，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置，把损失降到最低限度。要定期开展应急演练，确保应急机制关键时刻发挥作用。
三要切实改善档案保管条件。要严格按照有关规范和标准加快改造或新建、扩建档案库房，进一步提高档案库房的安全防灾标准，采用先进的安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件，确保档案安全保密。
四要对重要档案实行异地、异质备份保管。各企业尤其是军工集团企业，要着手建立本集团的档案异地备份制度，实现所属企业重要档案的异地备份，对重要电子档案实行异地、异质备份保管，确保党和国家重要档案绝对安全。
五要保障档案信息安全。要建立标准，采取措施，确保电子档案长期保存和利用。要严格执行档案安全保密管理制度，对上网文件、档案进行严格审查，严防把涉密文件、档案传输到非涉密网络上。加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求，严防文件、档案在传输过程中失泄密。对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证，确保长期可用。
六、要根据两办《意见》，进一步加大档案工作的支持保障力度
一要加强领导。凡各项工作，领导重视、认识到位，困难基本就能迎刃而解。各企业要指定一名负责人、高管分管档案工作，切实把档案工作纳入本企业发展规划和年度工作计划，列入工作考核检查的内容，保证档案管理制度在本企业上上下下得到落实;各企业的“十三五”规划制定工作很快就要启动，务必把档案工作纳入本企业下一个“五年”规划，并制定本企业的档案工作“五年”规划;要将档案工作纳入总经理办公会内容，公司领导要定期听取档案部门工作汇报，定期进行督促检查，真正研究并协调解决档案工作中的重大问题，切实担负起领导责任;要为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面的保障，推动企业档案工作健康发展。
二要完善档案事业投入机制。各企业要把档案管理所需的设施建设纳入基础设施建设项目，统筹规划，统一建设。要科学合理核定档案工作经费，将档案部门在文件收集、鉴定、整理、保管、抢救保护、安全保密、数字化、现代化管理、提供利用、编纂、陈列展览及设备购置和维护等方面的经费列入总部预算。
三要加强档案人才队伍的建设。各级档案行政管理部门和各企业要把档案干部培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用规划，统筹安排，为档案干部学习培训、下基层挂职锻炼、交流任职等创造条件，不断提高档案干部队伍素质;为档案部门配备坚强有力的领导班子;要解决档案人员兼职的问题，档案管理岗位务必单独设置，使档案人员有精力履行档案工作职责;关心档案干部成长，切实帮助他们解决各种实际问题和后顾之忧，保持档案干部队伍稳定。
同志们，企业一直处在我国经济、科技发展和改革开放的最前沿，为我国的改革开放事业和经济腾飞作出了重要贡献。我们有一些企业的档案部门，在企业领导的关心下，敢闯敢干，勇于创新，工作做得非常出色，给全国的档案工作创造了学习榜样和可资借助的经验，是我国档案工作创新和发展的直接动力与源泉，我们工作中的许多好做法、好经验都来自于企业。
两办《意见》为企业档案工作未来的发展指明了方向，规划了蓝图，我们要站在对国家、对人民、对企业和对历史负责的高度，抓住当前难得的发展机遇，深化改革、大胆创新、锐意进取，落实两办《意见》要求，把美好蓝图变成现实，实现企业档案事业协调、健康、持续发展，为国有企业的改革、发展和国家经济腾飞提供有力支撑。
在档案培训会上的讲话篇三
同志们：?
这次会议非常重要。等一会，明建同志要进行总结部署，澧县县委组织部等要介绍经验，高处长要做重要指示，希望各地、各部门联系实际，认真学习和落实。多年来，从事干部档案和信息化工作的同志们爱岗敬业，忠于职守，甘于平凡，乐于奉献，为全市组织工作的发展付出了辛劳，做出了贡献。在此，我代表市委组织部部务会向大家表示慰问和感谢!向受到表彰的单位、同志表示敬意和祝贺!对抓好干部档案工作和组织工作信息化建设，
我讲四点意见：?
一、要用科学的观念统一认识?
干部档案和信息化工作是一项基础性工作，责任重大，作用重要，必须进一步深化认识，努力消除错误的、模糊的思想认识，坚持用科学的观念、科学的态度，正确认识干部档案和信息化工作。?
1、用历史的观念看，是传承历史、认识规律的需要。干部档案，是干部一生成长、发展的缩影，一批干部的档案，浓缩着他们所生活、工作、奋斗的那个时代的历史。干部档案也是国家档案的重要组成部分，是党和国家历史资料的重要内容，是宝贵的历史财富，它深刻反映各个历史时期组织人事工作发展的脉络，是了解历史、总结经验、认识规律的可靠依据。实践证明，干部档案作为个人工作、活动的原始记录，不仅是信息的记载、经验的积累，而且也是历史的宝库、社会的回忆，对于我们回顾总结历史，指导当前未来，具有重要的借鉴意义。指出：档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。因此，我们一定要本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，切实把干部档案管理好、利用好。?
2、用改革的观念看，是加强规范、深化改革的需要。随着干部人事制度改革的不断深化，对干部选拔任用工作规范化、制度化、科学化的要求越来越高。特别是贯彻落实《干部任用条例》和“5+1”等法规性文件，以及最近出台的有关领导干部任期、回避和交流的文件，对部档案和信息化工作提出了更新更高的要求。深化干部人事制度改革，必然产生大量新的干部档案材料，而干部档案工作的一项基本任务就是及时收集各类有价值的材料和信息，确保档案能全面、客观、准确地反映一个干部的真实情况。在深化干部人事制度改革过程中，我们要充分利用信息化手段，及时调整干部档案材料收集范围，按照科学发展观和正确政绩观的要求，把那些能真实反映干部德才表现、具有长期查考价值的材料补充到干部档案中，作为选拔任用干部的重要依据。从最近出台的有关领导干部任期、回避、交流三个文件看，也迫切需要干部档案和信息化工作做保障，及时提供大量的信息资源，如果我们基础性工作抓得不牢，这些文件精神将难以得到贯彻落实。?
3、用开放的观念看，是迎接挑战、提升水平的需要。当今社会，信息化、民主化进程不断加快，给组织工作提出了新的挑战。要适应这种高效率、快节奏、开放性的社会新特点，组织工作必须进行大的创新。作为基础性工作，干部档案和信息化工作的创新起着重要作用，如果把干部档案作为一种信息资源开发好、利用好，将是组织工作提升水平、服务社会的重要内容。同时，信息化也是组织工作创新的重要手段，近年来我们积极推进办公自动化，其效益是很明显的。在信息高速传播的当今社会，组织工作必须充分运用现代信息技术，
挖掘潜在价值，提高行政效率，拓展工作平台，扩大创新成果。?
4、用发展的观念看，是完善自我、永葆先进的需要。近几年，我市组织工作在全省有一定位置，有几项工作在全国都有影响。要始终保持一流水平，很不容易，必须在各项工作上下功夫，拿干部档案和信息化工作来说，如我们的《民主测评与民主推荐信息处理系统》，在这次市州党委换届中得到了推广应用，“常德党建网”办得有声有色，办公自动化走在全省组织系统前列等。只有把这些基础性工作打牢了、发展了，我们的组织工作才有可能继续争得一流。信息化建设不仅直接决定组织工作的质量与效率，更能推动组织工作运行方式的深刻转变，是组织工作科学化和现代化的必要条件。组工干部如果不带头掌握现代信息技术，落后于时代发展，那还谈什么先进性?目前，市委组织部从部务会成员开始，基本上人人都已掌握了电脑基本操作，计算机已逐步成为我们日常办公不可缺少的工具。?
二、要用时代的眼光谋划长远?
这次会议上，下发了干部档案和信息化建设两个规划讨论稿。这是对今后一段时期发展这项工作的初步谋划，还需要大家积极建言，修改完善。我认为，在当前建设和谐社会、推进新农村建设，以及实施“”规划等时代特色比较鲜明的前提下，谋划干部档案和信息化工作一定要做到三点：?
1、要有高定位。高定位就是要站得高、看得远。所谓站得高，就是要站在服务组织工作，服务干部队伍建设，服务社会发展的大局上，思考、谋划干部档案和信息化工作。干部档案是公道正派地选人用人的重要基础，信息化是提高干部工作准确性、科学性和公开性的重要手段。比如落实任期、回避和交流制度，我们要认真思考如何挖掘档案信息资源，运用信息统计手段，及时、全面、准确地提供领导干部相关信息。所谓看得远，就是要把握好长远与近期的关系，干部档案室的建设、信息网络的建设都要立足长远，不能坐井观天，目光短浅。比如信息化建设的问题，我们要认真分析发展趋势，进一步增强科学性和可塑性，确保在较长时期内不会淘汰。干部档案目标管理的问题，已达标的单位，要在不断完善的基础上向更高目标看齐;未达标的单位，要制订切实可行的工作规划，在规定期限内实现达标目标。?
2、要有高标准。高标准就是在硬件和软件上都要体现一流。要根据新的形势要求加强基础建设，配备各类设施设备，要严格按照中组部制订的建设标准，进一步做好干部档案室的“六防”工作，切实改善干部档案的保管条件。要按照省、市委组织部出台的信息化建设规划，统筹安排，切实抓好内网、专网和外网“三网建设”。信息化建设是一项全新的工作，必须坚持与时俱进，以先进的电子信息技术构建整个信息系统，建设中要严格依据质量标准，在设备配置、网络连接、安全保密等方面做到优中选优。要聘请有关方面的专家，搞好可行性论证，确保决策的科学性。要积极引进、推广和使用先进的信息管理软件，不断改进干部档案和信息管理的方式与方法。总之，在干部档案和信息化建设的标准上，要做到市里向省里看齐，县里向市里看齐。?
3、要有高效率。高效率就是要发挥应有作用，提高服务成效。干部档案不仅仅是保管，更为重要的是利用;信息化建设的目的不是图好看，赶时髦，而是要发挥作用。这两项工作的效率如何，将直接影响组织工作的成效。干部档案要实行服务式、开发式管理，在严格执行保密制度的前提下，坚持热情服务，广采信息，分门别类，把静态资料变为动态资料，将档案潜在的利用价值变为现实的使用价值。信息化工作要不断拓宽服务领域，改进服务方式。如《民主测评与民主推荐信息处理系统》，已从服务考察考核和民意调查等工作，扩大到服务公开选拔、竞争上岗等，作用日趋重要。要拓展信息化服务的广度和深度，着力建立覆盖全市组织系统的应用系统平台和相关信息资源数据库，实现组织工作信息互联互通和资源大面积共享。?
三、要用创新的方法推进工作?
等会，明建同志还要通报上次档案工作检查中发现的一些问题，这些问题既有长期以来积累的老问题，又有新形势下出现的新问题;既有主观认识方面的原因，又有客观经济条件方面的因素。要妥善解决这些问题，必须坚持不断创新。我认为应从三个方面创新：?
1、思路创新。思路创新关键在于转变观念。干部档案工作要树立信息意识，要从信息资源的角度看待干部档案，用信息管理的理念指导档案工作实践。简而言之，要把干部档案作为一种综合信息资源，从简单管理型向研究开发型转变，多角度提供干部信息服务，比如干部状况的分析，可以对五年、十年的干部队伍状况进行分析，也可以对一个特定年龄段干部的文化构成、年龄构成、阅历分布、岗位交流情况进行深入分析，从而为制订干部政策、选拔任用干部提供决策依据。信息化工作要树立整合意识，必须加强各单位设备资源和信息资源的整合，在资源整合中提高效率和效益。要充分借助开展农村党员干部现代远程教育、推行办公自动化取得的成果，避免重复建设和资源闲置;要充分利用各单位现有的组织人事方面的信息资源，建立各具特色、内容丰富、资源共享的办公信息库和知识信息库。?
2、制度创新。根据当前工作实际，重点创新四个方面的制度：一是领导机制。各级各部门党委(党组)要将干部档案和信息化工作摆到重要议事日程，定期听取情况汇报，研究解决业务建设、机构人员、经费投入、基础设施建设等问题，要明确专人分管这两项工作。要防止无关紧要的思想、一般应付的思想，按照中组部的要求，建立统一高效的领导体制，配备配齐工作力量。二是投入机制。要积极争取扩大投入，将干部档案经费列入本地区本部门年度财政预算。要通过财政支持、党费补贴、科技立项，或者从人才、教育培训、远程教育等专项经费中拿出一部分的方式，确保信息化建设所需经费。三是督查机制。要采取定期与不定期相结合的方式，加强对干部档案和信息化工作的检查督促，对检查中发现的问题，必须限期整改。四是责任机制。要实行“谁主管、谁负责”，进一步强化分管领导和专管人员的责任。从去年档案工作检查的情况看，出现了一些档案材料内容涂改甚至弄虚作假的问题，主要原因在于管理上有漏洞。今后，凡出现类似问题，既要追究当事人的责任，又要追究分管领导和管理人员的责任。?
3、技术创新。新形势下的干部档案和信息化工作，必须以技术创新为支撑。这次区县(市)党委换届中，我们对《民主测评与民主推荐信息处理系统》进行了技术改进，应用效果比较好。年初我们对“常德党建网”和“红星网常德分站”进行了合并改版，反响也比较好。推进干部档案和信息化工作中，要注重结合实际，加强技术创新。要进一步推广《干部人事档案管理系统》，全面提升干部档案业务管理水平。要采用新版《通用组织干部人事管理系统》软件，建立各类综合查询、统计分析和辅助决策模型。要继续做好领导干部多媒体信息采集和补充工作，为党委研究人事工作提供更为详实的声像资料。?
四、要用人文的关怀培养人才?
干部档案和信息化工作内部性、保密性、业务性很强，对从事这项工作的人员素质要求也比较高。近些年，广大干部档案和信息化工作人员对这份事业衷心耿耿，耐得住寂寞，守得住清苦，有的一干就是几年、十几年，甚至二十几年，如这次表彰的桃源县委组织部的鲁观逢、石门县委组织部的龚涛等同志，就是其中的代表。这种奉献精神值得我们广大组工干部学习，这支队伍也需要我们各级组织倍加关爱。要加强人文关怀，为这支队伍的成长创造良好的环境。?
1、要扩大选拔视野。要按照省、市委组织部对工作力量配备的要求，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事这两项工作。既要注重从现有公务员队伍中选拔，又要注重从其他方面吸纳相关专业人才，在用人方式上可以采取聘用制等灵活办法。管档数量比较多、信息化任务比较重的单位，还可以采取公开考录公务员的方式，从档案、信息管理及相近专业的大学毕业生中选拔优秀分子。?
2、要重视能力提升。建立分级负责的业务技能培训制度，努力提升干部档案和信息化工作人员素质。一是要加强岗前培训。对新进人员要采取集中培训和跟班学习的方式强化培训，新进管档人员一般应在市委组织部跟班学习一个月时间。二是要加强日常学习。各级组织人事部门要定期举办业务培训班，工作人员每年参加业务培训时间不少于5天。各位工作人员也要加强自学，在实践锻炼中不断提升工作能力。三是要加强业务交流。各单位可以举办或组织参加技术交流、参观学习活动，通过交流经验促进相互提高。今后，市委组织部将尽可能多提供学习交流的机会。?
3、要给予真诚关爱。干部档案和信息化工作人员工作比较辛苦，对他们要给予特殊关怀。要关心他们的工作、学习和生活，落实有关政治、经济待遇，帮助解决有关困难。要建立轮岗交流制度，不断优化队伍结构，尤其要注重从政治上关心他们的进步，多创造锻炼提高的机会，对从业时间较长、工作扎实、业绩明显的干部，该轮岗的要轮岗，该提拔的要提拔，该重用的要重用。从事这项工作的同志，也要坚持做到忠心、热心、静心和养心，决不辜负组织上的重托。?
同志们，我市的干部档案和信息化工作基础很好，在组织工作中发挥了重要作用。希望大家开拓奋进，再接再厉，为组织工作的全面发展做出新的贡献!
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