会议智能化系统

范文为教学中作为模范的文章，也常常用来指写作的模板。常常用于文秘写作的参考，也可以作为演讲材料编写前的参考。范文书写有哪些要求呢？我们怎样才能写好一篇范文呢？下面我给大家整理了一些优秀范文，希望能够帮助到大家，我们一起来看一看吧。

会议智能化系统篇一

一、系统概述

在学校，课堂会议环节是学生接受系统教育最重要的一环，做好会议互动环节，是掌握好会议环节的质量，提高会议水平的关键。现行的会议过程中，传统的签到环节、疑问确认环节、提问互动环节、课堂小测试环节存在诸多问题。签到过程中，使用纸张签到，效率低且存在代签现象，结果不便于教师统计；提问互动环节和课堂小测试的环节中，教师给出简单选择后，学生举手或者口头回答，不能获得准确的统计数据，教师只能根据大体情况来判断是否进行会议，没有准确的数据，更不能考虑后期的数据挖掘和数据统计工作。传统的会议方式已经不适应现代化会议的需要，基于物联网技术集智慧会议、人员考勤、资产管理、环境智慧调节、视频监控及远程控制于一体的新型现代化智能化会议室系统在逐步的推广运用。智能化会议室作为一种新型的教育形式和现代化会议手段，给教育行业带来了新的机遇。

智能化会议室设备能够体现物联网的三个层次（应用层、网络层、感知层），运用传感器、射频识别（rfid）等技术，使信息传感设备实时感知任何需要的信息，按照约定的协议，通过可能的网络（如基于wifi的无线局域网、移动通信、电信网等）接入方式，把任何物品与互联网相连接，进行信息交换和通信，实现物与物、物与人的泛在链接，实现对物品的智慧化识别、跟踪、监控和管理。 同时，智能化会议室还能满足学校物联网技术专业开设的物联网导论、传感器原理及应用、无线传感器网络及应用、rfid技术及应用、物联网工程及应用、物联网标准与中间件技术、物联网应用系统设计等课程的实践实训会议需要，并为学生或教师的物联网技术应用项目开发提供平台。

使学生通过智能化会议室实验平台，能掌握物联网技术基础理论、物理信息系统标识与感知、计算机网络理论与技术和数据分析与信息处理技术等知识，具备通信技术、网络技术、传感技术等信息领域宽广专业知识，具备一定的工程应用系统的开发、实践能力和科学研究能力。

二、智能化会议室系统设计方案述

智能化会议室zigbee技术为核心，建成一个综合型的智能通讯平台，

所有的设备系统均可以通过标准zigbee模块无线接入智能家居网关中，通过网关的系统软件统一管理前端系统设备；同时，我们可以提供会议室智慧系统的设计原理图，开放足够多的端口和丰富、完善的接口函数以及二次开发包，为教师、学生提供了一个开放的环境平台去学习和研究。

下图1是智能化会议室总体框图：

3.1 led显示系统

led显示系统由led面板拼接而成，安装在会议室入口处，用于显示正在会议的议程名称、到会率、会议室内各传感器采集的环境数据（室内温湿度、光照度、二氧化碳浓度等）。

3.2人员考勤系统

人员考勤系统由高频rfid考勤系统和配套控制软件构成。

在会议室前后门各安装一个高频rfid考勤，采用rfid标签（校园一卡-通）对进入会议室的人员进行身份识别，对合法用户进行考勤统计，对非法用户进行告警。同时可通过wifi无线覆盖，在远程对考勤情况的监控，统计以及存档打印等。

3.3灯光控制系统

灯光控制系统由灯光控制器、光照传感器、人体传感器、窗帘控制系统和配套控制软件构成。

首先通过人体传感器来判断会议室内对应位置是否有人，此位置无人，则灯光控制系统及窗帘控制系统处于关闭状态；反之，处于工作状态。

2：灯光控制系统：采集安装在会议室内的光照传感器数据，通过分析数据，根据软件预设值，来控制会议室内灯光的自动开启与关闭，并可调节灯光的亮度，实现室内灯光的智能控制与节能减排。

3.4空调控制系统

空调控制系统由中央空调电源控制器、温湿度传感器和配套控制软件构成。

通过温湿度传感器监测室内温度，通过分析数据，根据软件预设值，当室内温湿度高于最高门限值时自动开启空调。当室内温湿度低于最底门限值时自动关闭空调，实现室内温湿度的自动控制。

3.5自动窗帘系统

自动窗帘系统由电动窗帘及配套软件组成。

电动窗帘对窗帘进行智能控制和管理，可以用遥控、定时等多种智能控制方式实现对窗帘的开关、停止等控制，以及一键式场景效果的实现。

3.6视频监控系统

在科技与社会飞速发展的今天，人们在日常生活和工作中接触的信息量越来越大，因此人们之间的信息交流和沟通也就变得越来越频繁，越来越重要。而当今商务谈判、学术交流、产品演示、来宾会见等等需要通过各种现代化音响、视频设备等多种多媒体设备实现。此外，随着计算机、通讯、网络、多媒体监控等技术的快速发展和应用，会议室可以与远方的会议室连接起来，召开或参加远程视音频会议。人们的要求越来越高，简单的会议室已无法满足客户对高效率会议环境的要求，所以先进的会议环境控制系统是当今各行业会议室的'必备系统。基于各种现代化资讯交流的需要，智能多媒体会议作为一贯使用的解决方案便显得犹为重要。

现代智能会议室的设计，通常选用先进的多媒体电脑系统、高亮度和高清晰度的大屏幕投影显视系统、高音质的音响系统、各类专业化的视频设备，通过全自动的集中控制系统，经网络连接，模块化地将它们集成为一体，构成多种设备声像合一的效果，满足现代化会议室各种智能化要求，达到提高会议质量和效率的目的。

一只麦克风两只喇叭就能开一场大会，这是多少年以来一直延用的会议模式。然而在人类的思想交流过程中，据专家研究论证：有效信息55%~60%依赖于视觉效果，33%~38%依赖于声音，只有7%依赖于文字内容。所以仅仅单纯地用声音来表现，是远远不能满足现代会议的要求。现代会议要求简洁明快地表达自己的意思，生动清晰地展示自己的产品，更要易于控制节奏多变的现场环境等。用专业化的语言阐述以上的内容就是：现代会议需要高质量的音频信号，高清晰的视频动态画面，准确无误的数据表达及简单实用的控制系统。

人员考勤系统由高频rfid考勤系统和配套控制软件构成。 在会议室前后门各安装一个高频rfid考勤，采用rfid标签（校园一卡-通）对进入会议室的人员进行身份识别，对合法用户进行考勤统计，对非法用户进行告警。同时可通过wifi无线覆盖，在远程对考勤情况的监控，统计以及存档打印等。

采集安装在会议室内的光照传感器数据，通过分析数据，根据软件预设值，来控制会议室内灯光的自动开启与关闭，并可调节灯光的亮度，实现室内灯光的智能控制与节能减排。灯光控制系统由灯光控制器、光照传感器、人体传感器、窗帘控制系统和配套控制软件构成。 首先通过人体传感器来判断会议室内对应位置是否有人，此位置无人，则灯光控制系统及窗帘控制系统处于关闭状态；反之，处于工作状态。

会议智能化系统篇二

如何制定会议筹备方案?下面就有公文站小编给大家讲讲吧，希望对大家有帮助。

会议主题的确定的主要依据:一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。

会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议地点选择的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属设施齐全。

会议的规模主要指，会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。

会议议程包括会议主持，会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况，确定会议主持人;二是根据会议的主题，确定会议发言人;三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式;四是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。

包括大会的主报告;大会发言单位的材料;会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。

这里所指的会议组织主要指会议组织部门和人员落实。包括与会议有关的每项组织工作，每一个工作环节都必须有专人负责，责任到人，并明确任务和要求。会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待，生活服务(含娱乐活动安排)、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。

成立“培训会议筹备工作领导小组”，全面负责本次会议的筹备工作：

组长：xxx

副组长：xxx

成员：xxx xxx xxx

领导组下设5个工作组

(一)文字组

组长：xx

成员：xx xxx xxx

主要职责：

1.负责起草筹备工作和培训会议实施方案

2.负责手气、准备会议相关法律、法规、文件、资料。

3.负责准备会议材(资)料，统一装袋分发。

4.负责会议之后所有材料的归档。

5.完成领导小组安排的其他工作。

(二)联络组

组长：xx

成员：xx xxx xxx

主要职责：

1.负责会议地点的选定、踩点和对会场的督导、完善、联络工作。

2.负责授课老师的联系和安排工作。

3.负责与其他相关部门的联系、协调工作。

4.负责会议期间的秩序维护、治安保卫工作。

(三)会务组

组长：xx

成员：xx xxx xxx

主要职责

1.负责购置会议相关办公用品。

2.负责参会人员的报道、接待工作。

3.负责会议的宣传报道。

4.负责落实会议用车。

5.完成领导小组安排的其他工作。

培训会议分两个阶段进行：

(一)前期准备(x月20日-x月13日)

1.x月20日-x月23日，成立筹备工作领导小组，制定筹备

工作方案

2.x月24日-x月12日，各工作小组按照具体分工，明确职责，抓好落实。

3.x月13日，完成前期准备工作，筹备工作领导小组验收。

(二)召开会议(时间待定)

此次培训会议意义重大，各工作小组和全体干部一定要站在讲政治、顾全局的高度，充分认识召开这次培训会议对推进依法行政，落实年度工作总要求和高标准完成年度工作目标任务的重要性。本次培训会议要求严、时间紧、任务重，局党委十分重视，各工作小组和全体干部一定要按照统一部署，明确各自的工作职责和任务分工，周密部署、精心组织、紧密配合、全力以赴，认真抓好落实工作，确保培训会议顺利召开。

会议智能化系统篇三

1、引言

随着信息技术的不断发展，一个现代化的多功能会议室除了要满足传统简单的会议要求外，还应具有高雅格调的优美音质、清晰的图像演示。它由大屏幕显示、多媒体音视频信号源、音响、切换和中央集成控制几大部分组成，选取具备先进功能的dvd和录像机以及实物和图文传送器，通过大屏幕投影机还原其图像，通过中央集成控制设备，控制室内所有影音设备、信号切换、灯光、屏幕升降、音量调节等等功能，大大提高会议的工作效率和简化复杂的操作，能适合所有人士使用而不需要具备专业知识。

智能多媒体会议系统的主要功能有：

a、可以便捷上网，调用资料

b、可以随意切换音视频源

c、高品质音响还原，确保语音质量

e、投影系统进行大屏幕显示

f、远程会议系统进行异地内外部演示与会议

g、中控系统进行集中控制管理

音视美(mccs)智能多媒体会议系统，实现了数字会议系统与中央控制系统的无缝连接，整合了包括音响扩声系统、会议讨论系统、同声传译系统、投票表决系统、自动跟踪摄像系统、多媒体视频系统以及网络视频会议系统等多个子系统；在无线触摸屏操控下，通过中央集成控制系统将以上各子系统与整个会议环境有机的结合成为一个整体，实现了会议的智能化管理。

3.1中央控制系统

中央控制设备为本系统设计之灵魂，集中了灯光、机械、投影及视音频控制手段于一体，为使用者提供简单、直接的控制方案，令使用者能方便地掌握整个空间环境各设备的状态及功能。

程而成，具体控制可通过彩色液晶触摸屏或普通pc机实现。其操作界面根据用户的实际要求，设置得直观而易于理解、操作。

控制效果：

c、可通过音量控制器完成对音量的控制；

f、音视美(mccs)中央控制设备可随不同需要而设计程序，如各种灯光模式，调光速率，口令保护使用权等，配合实际使用情况现场调整。更可按用户的特定需求，编写连动操作程序，只需一个指令便能完成多个动作。

g、通过rs485接口，利用摄像头的云台，实现会议室的摄像头的变焦以及全方位的旋转，摄像头的视频信号通过音视频矩阵切换器切换输出到显示设备上。

3.2音响扩声系统

多功能会议厅的音响效果需满足国家厅堂扩声系统设计的声学特性指标标准。在建筑声学配合的基础上，一般还需要通过使用扩声设备进行音效补偿。

扩声系统主要由三大部分组成：声源、中央控制处理设备(调音台)、扬声器系统。

声源：主要包括会议话筒和录放音卡座，dvd影碟机等声源设备，可播放普通或金属磁带，cd唱片，dvd影音图像，录放卡座还可对会议广播进行高质量的录音。

扬声器：整个扩声系统的音质及声场均匀性主要取决于扬声器的品质和布置方式。

扩声系统设计通常都从声场设计开始，因为声场设计是满足系统功能和音响效果的基础，涉及扬声器系统的选型、供声方案和信号途径等，是非常复杂繁琐的工作。由于计算机技术的飞跃发展，现在可采用专门的声学软件工具进行计算，以获得满足预期要求的声场设计方案。

扬声器系统确定后，才能进行功率放大器驱动功率的.计算和驱动信号途径的确定；然后再根据驱动功率的分配方案进一步确定信号处理方案和调音台的选型等。

会议发言系统包括手拉手会议讨论系统、投票表决系统和同声传译系统。

系统中所有话筒之间都用专用线串联起来，最后到会议主机，如同手拉手一般。在进行中大型团体会议交流时，会议发言者众多，手拉手会议发言系统能保证每个人发言很方便，同时又便于会议管理。

会议主机：接受主席机的指令，对代表机进行控制。

3.3.2投票表决系统

投票表决器：让参会代表用来进行投票；

资料显示器：用来显示会议议程、代表及会议背景资料、表决结果等信息；

代表身份管理器：用来确认代表身份；

投票管理软件：该软件用来管理复杂的投票表决型会议，有话筒管理、表决管理、签到管理、同传系统管理等功能模块。

3.3.3同声传译系统

用来进行国际间会议交流。使用多语种的参会代表一起开会的过程中，当使用任意一语种的代表发言时，由同声翻译员即时翻译成其它语种，通过语言分配系统送达每一个参会代表前，使其可以选听自己所懂的语言，达到多语言交流的目的。

译员机：让翻译员把所翻译语言传送到系统中去，让参会代表选听；

3.4自动跟踪摄像系统

自动跟踪摄像系统可为会议提供高质量的现场视频图像信号资源。它能通过数字发言系统激活，在无人操作的情况下准确、快速地对发言人进行特写。其采集到的信号可输出给大屏幕背投影系统及远程视频会议系统。

一般来说，自动跟踪摄像系统要求在会议桌的顶部纵向安装几台高速半球摄像机，主要作用是采集发言人的特写。在会议室大屏幕上方安装一台全景固定摄像机，用来在无人发言时拍摄全场画面。

发言系统的中央控制器的一个控制端口连接到视频矩阵的控制端口，当发言系统的某话筒开启后，中央控制器将串口命令发送给视频矩阵，视频矩阵根据预先设置好的操作程序，对相应的摄像机发出操作命令，并同时将此摄像机的拍摄的信号从输出口输出到会议视频系统或远程视频会议系统。

3.5多媒体视频系统

随着电脑技术的发展，多媒体视频系统已成为现代会议系统不可或缺的部分，其内容主要包括可联电脑的投影系统，实物投影系统，智能白板等，以满足现代化信息交流的需要。通过它可以把已有的其他信号，如闭路电视，广播电视、网络电视会议信号等送入该多媒体会议系统；还可把每个会场的多媒体会议信号送出到网络出口，进行网络电视会议交流。

电子白板：该设备能把讲座中使用的笔记本电脑的显示屏内容通过投影机投射在电子白板上，并让讲座者方便地直接在电子白板上控制电脑演示程序，并进行书写、标记，可存盘，可通过网络会议设备异地同时开会讨论，是现代多媒体会议系统必备和有效的交流工具。

4、结语

音视美(mccs)智能化中控会议系统与以往的会议系统相比，具有显著的优点：集成化的设计使会议室中的所有设备有机的统一在一起，从而大大丰富了整个会议的功能，明显提高了效率。液晶触摸屏直观化、可视化的操作界面使繁多设备的被控变得简便、快捷。

智能化多媒体会议系统设计方案目录：

第1章、项目功能简介

第2章、系统总体设计

第3章、视频会议室

第4章、各专业设计与智能会议系统配合注意要点

第5章、安装、调试与验收

第6章、培训与售后服务

第7章、附件

智能化多媒体会议系统设计方案内容提要：

会议室多媒体会议系统采用世界先进的技术和设备进行设计、施工，充分体现现代化、高效率的办公特点，符合面向21世纪与贵单位的发展与形象要求，并且所采用的技术在5-10年内不会被淘汰。

1、设备配置是高档级别的，无论是音频、视频或者控制系统，所选关键设备的品牌都为该领域国内外知名品牌，这些设备的先进性、优越性和可靠性受到业内的一致推崇。

2、系统设备的配备简洁合理，无重复累赘，操作方便，每个设备都能充分发挥其作用，且具有相当的持久性，体现了现代会议室的特点。

3、此外，智能系统为用户提供一个方便的操作手段，在重要的会议进行时，不至于由于使用了众多高科技设备、提供了众多功能而造成系统操作复杂、局面难于控制或操作上手忙脚乱的尴尬局面。

会议智能化系统篇四

1、引言

随着信息技术的不断发展，一个现代化的多功能会议室除了要满足传统简单的会议要求外，还应具有高雅格调的优美音质、清晰的图像演示。它由大屏幕显示、多媒体音视频信号源、音响、切换和中央集成控制几大部分组成，选取具备先进功能的dvd和录像机以及实物和图文传送器，通过大屏幕投影机还原其图像，通过中央集成控制设备，控制室内所有影音设备、信号切换、灯光、屏幕升降、音量调节等等功能，大大提高会议的工作效率和简化复杂的操作，能适合所有人士使用而不需要具备专业知识。

智能多媒体会议系统的主要功能有：

a、可以便捷上网，调用资料

b、可以随意切换音视频源

c、高品质音响还原，确保语音质量

e、投影系统进行大屏幕显示

f、远程会议系统进行异地内外部演示与会议

g、中控系统进行集中控制管理

音视美(mccs)智能多媒体会议系统，实现了数字会议系统与中央控制系统的无缝连接，整合了包括音响扩声系统、会议讨论系统、同声传译系统、投票表决系统、自动跟踪摄像系统、多媒体视频系统以及网络视频会议系统等多个子系统；在无线触摸屏操控下，通过中央集成控制系统将以上各子系统与整个会议环境有机的结合成为一个整体，实现了会议的智能化管理。

3.1中央控制系统

中央控制设备为本系统设计之灵魂，集中了灯光、机械、投影及视音频控制手段于一体，为使用者提供简单、直接的控制方案，令使用者能方便地掌握整个空间环境各设备的状态及功能。

程而成，具体控制可通过彩色液晶触摸屏或普通pc机实现。其操作界面根据用户的实际要求，设置得直观而易于理解、操作。

控制效果：

c、可通过音量控制器完成对音量的控制；

f、音视美(mccs)中央控制设备可随不同需要而设计程序，如各种灯光模式，调光速率，口令保护使用权等，配合实际使用情况现场调整。更可按用户的特定需求，编写连动操作程序，只需一个指令便能完成多个动作。

g、通过rs485接口，利用摄像头的云台，实现会议室的摄像头的变焦以及全方位的旋转，摄像头的视频信号通过音视频矩阵切换器切换输出到显示设备上。

3.2音响扩声系统

多功能会议厅的音响效果需满足国家厅堂扩声系统设计的声学特性指标标准。在建筑声学配合的基础上，一般还需要通过使用扩声设备进行音效补偿。

扩声系统主要由三大部分组成：声源、中央控制处理设备(调音台)、扬声器系统。

声源：主要包括会议话筒和录放音卡座，dvd影碟机等声源设备，可播放普通或金属磁带，cd唱片，dvd影音图像，录放卡座还可对会议广播进行高质量的录音。

扬声器：整个扩声系统的音质及声场均匀性主要取决于扬声器的品质和布置方式。

扩声系统设计通常都从声场设计开始，因为声场设计是满足系统功能和音响效果的基础，涉及扬声器系统的选型、供声方案和信号途径等，是非常复杂繁琐的工作。由于计算机技术的飞跃发展，现在可采用专门的声学软件工具进行计算，以获得满足预期要求的声场设计方案。

扬声器系统确定后，才能进行功率放大器驱动功率的计算和驱动信号途径的确定；然后再根据驱动功率的分配方案进一步确定信号处理方案和调音台的选型等。

会议发言系统包括手拉手会议讨论系统、投票表决系统和同声传译系统。

系统中所有话筒之间都用专用线串联起来，最后到会议主机，如同手拉手一般。在进行中大型团体会议交流时，会议发言者众多，手拉手会议发言系统能保证每个人发言很方便，同时又便于会议管理。

会议主机：接受主席机的指令，对代表机进行控制。

3.3.2投票表决系统

投票表决器：让参会代表用来进行投票；

资料显示器：用来显示会议议程、代表及会议背景资料、表决结果等信息；

代表身份管理器：用来确认代表身份；

投票管理软件：该软件用来管理复杂的投票表决型会议，有话筒管理、表决管理、签到管理、同传系统管理等功能模块。

3.3.3同声传译系统

用来进行国际间会议交流。使用多语种的参会代表一起开会的过程中，当使用任意一语种的代表发言时，由同声翻译员即时翻译成其它语种，通过语言分配系统送达每一个参会代表前，使其可以选听自己所懂的语言，达到多语言交流的目的。

译员机：让翻译员把所翻译语言传送到系统中去，让参会代表选听；

3.4自动跟踪摄像系统

自动跟踪摄像系统可为会议提供高质量的现场视频图像信号资源。它能通过数字发言系统激活，在无人操作的情况下准确、快速地对发言人进行特写。其采集到的信号可输出给大屏幕背投影系统及远程视频会议系统。

一般来说，自动跟踪摄像系统要求在会议桌的顶部纵向安装几台高速半球摄像机，主要作用是采集发言人的特写。在会议室大屏幕上方安装一台全景固定摄像机，用来在无人发言时拍摄全场画面。

发言系统的中央控制器的一个控制端口连接到视频矩阵的控制端口，当发言系统的某话筒开启后，中央控制器将串口命令发送给视频矩阵，视频矩阵根据预先设置好的操作程序，对相应的摄像机发出操作命令，并同时将此摄像机的拍摄的信号从输出口输出到会议视频系统或远程视频会议系统。

3.5多媒体视频系统

随着电脑技术的发展，多媒体视频系统已成为现代会议系统不可或缺的部分，其内容主要包括可联电脑的投影系统，实物投影系统，智能白板等，以满足现代化信息交流的需要。通过它可以把已有的其他信号，如闭路电视，广播电视、网络电视会议信号等送入该多媒体会议系统；还可把每个会场的多媒体会议信号送出到网络出口，进行网络电视会议交流。

电子白板：该设备能把讲座中使用的笔记本电脑的显示屏内容通过投影机投射在电子白板上，并让讲座者方便地直接在电子白板上控制电脑演示程序，并进行书写、标记，可存盘，可通过网络会议设备异地同时开会讨论，是现代多媒体会议系统必备和有效的交流工具。

4、结语

音视美(mccs)智能化中控会议系统与以往的会议系统相比，具有显著的优点：集成化的设计使会议室中的所有设备有机的统一在一起，从而大大丰富了整个会议的功能，明显提高了效率。液晶触摸屏直观化、可视化的操作界面使繁多设备的被控变得简便、快捷。

会议智能化系统篇五

中小型企业会议

策划方案

小型会议的策划方案可分为：会前准备工作、会中接待工作、会后工作。

(1)确定会议议题。会议议题是会议讨论的问题、决策的对象。

(2)拟定会议议程、日程及程序。议程，是会议所要通过的文件、解决的问题的概略安排;日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短的文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。

(3)准备会议各类资料。会议资料包括：会议

发言稿

(4)提出与会人员名单。

(5)选定酒店会场。会场大小适中，以每人平均2-3平方米为宜，酒店地点合适，交通发达，酒店设施齐全，客房及用餐等各方面条件优越。

(6)会议经费预算。预算内容包括：住宿费、餐费、会场租赁费、文件印刷费、车旅费等。

(7)发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后，应尽早发出开会通知，参加人数较多或较庄重的会议宜发书面通知并请与会者回函确认。

(8)制定会议须知。内容主要包括会议保密纪律、请假制度、作息时间及其他注意事项等。会议须知是否制定可视会议情况而定。

(9)布置会场。小型会议的会场布置要求简单使用。确定会场布置形式，日常工作会议的会场布置多呈圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字形等;座谈会、讨论会的会场布置多呈半圆形、回字形、u字形、口字形等;培训班类型的会议会场布置多为设置讲台或讲桌的教室形。座次的安排遵循中间高于两边、左边高于右边、前高于后、远离门的高于离门近的等规律。

(10)制发会议证件。会议证件可分为会议正式证件和工作证件两大类。会议正式证件可分为：代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、

请柬

(11)了解与会者的基本情况。与会者基本情况

：单位、姓名、职务、性别、民族、抵达时间、抵达方式、日程安排等。

(12)落实检查会场的情况及其他事项。会场情况：照明、扩音、服务、录音、会场鲜花等，会议资料的分发及摆放。

(1)接站及协助与会者入住并通知与会者活动日程安排。

(2)安排好与会者开会期间的食宿。

(3)会议进行时密切关注会场设施设备(照明、扩音、录音、录象、电子文稿演示等)的运行，督促服务人员的服务工作。

(4)及时征求与会者意见并满足其合理要求。

(1)征求与会者对接待工作的意见，并做好记录。

(2)将订购的返程票交到与会者手中。

(3)协助与会者结算费用。

(4)落实返程安排及送行车辆并送站。

(5)通知来宾单位接站。

(6)将会议的有关文字材料整理归档。会议记录的格式：会议组织情况要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人，会议记录内容：会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等。

(7)印发会议纪要、会议决定事项通知。

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